Spis treści:
Czym jest Knowledge Sharing?
Knowledge Sharing czyli “dzielenie się wiedzą” to proces wymiany informacji, pomysłów i doświadczeń między jednostkami, zespołami lub grupami. Polega na przekazywaniu wiedzy w celu ułatwienia nauki, lepszego zrozumienia złożonych zagadnień, podejmowania właściwych decyzji i poprawy efektywności pracy. Może to być proces nieformalny, który zachodzi naturalnie w interakcjach społecznych lub bardziej formalny, ustrukturyzowany i zaplanowany.
Zanim jednak mocniej zagłębimy się w szczegóły procesów związanych z Knowledge Sharing i sposobami dzielenia się wiedzą, zerknij na tego Ted Talka Stanleya McChrystala, byłego dowódcy sił amerykańskich i międzynarodowych w Afganistanie. Idealnie podsumowuje wartość dzielenia się wiedzą i tłumaczy jak konieczny jest to wręcz proces w niektórych sytuacjach.
Poziomy dzielenia się wiedzą (Knowledge Sharing Levels)
W kwestii dzielenia się wiedzą (Knowledge Sharing), charakteryzujemy trzy główne poziomy: wiedzę jawną, wiedzę ukrytą oraz wiedzę osadzoną (nazywaną też wiedzą procesową). W idealnym scenariuszu, warto aby zespoły wykorzystywały wszystkie trzy poziomy, ponieważ pozwoli to na oszczędność czasu i zwiększenie produktywności. Omówmy pokrótce każdy z nich:
Wiedza jawna (Explicit Knowledge)
Wiedza jawna to wszystkie ogólnodostępne informacje, które każdy może znaleźć np. na stronie internetowej, na plakatach w miejscu pracy, w social mediach firmy, w Culture Bookach organizacji, filmiki typu “know-how” etc.
Wiedza ukryta (Tacit Knowledge)
Wiedza ukryta zwykle jest przekazywana podczas różnego rodzaju socjalizacji. Rozmawiasz ze znajomym na kawie o problemie związanym z danym produktem? Omawiasz z przełożonym strategię prowadzenia działań na konkretnym kliencie? Konsultujesz ze współpracownikami ich doświadczenia związane z pracy i uwagi dotyczące biura?
Wszystkie powyższe przykłady to “wiedza ukryta”. Często jest trudna do zweryfikowania, ponieważ, jeśli chcesz dowiedzieć się czegoś konkretnego, musisz znaleźć odpowiednią osobę lub zespół. W przypadku tego rodzaju wiedzy ludzie często nie są świadomi, jakie informacje posiada reszta członków zespołu, ani jak wartościowa dla innych może być wiedza, którą oni posiadają.
Wiedza osadzona/procesowa (Embedded Knowledge)
Dzielenie się Embedded Knowledge występuje wtedy, gdy ta wiedza jest przekazywana poprzez wyodrębnione procesy, instrukcje, rutyny czy harmonogramy.
Dlaczego kultura Knowledge Sharing jest tak ważna? Jakie są korzyści?
The Forrester przeprowadził badanie “The Modern Workplace Demands A New Approach To Knowledge Management”, z którego wynika, że ludzie czują się szczęśliwsi w pracy, kiedy dzielą się wiedzą i pomagają innym. Jednakże zauważono, że aż 36% pracowników ma trudności z wymianą informacji między różnymi zespołami. Prowadzi to do tego, że ludzie dzielą się wiedzą tylko z najbliższymi współpracownikami, a w przypadku projektów wielopoziomowych może to skutkować błędami w komunikacji, niewłaściwymi decyzjami, a w konsekwencji – stratami dużych pieniędzy i niezadowoleniem wśród członków zespołów.
Z badania The Forrester wynika również, że 63% pracowników traci czas na poszukiwanie informacji lub odpowiedniej osoby, która pomoże rozwiązać problem, z którym akurat pracownik się zmaga. Odpowiednie zaprojektowanie ścieżek komunikacji i natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji jest w stanie zaoszczędzić mnóstwo czasu, a im większa firma, tym więcej czasu można poświęcić na zdecydowanie ważniejsze działania.
Knowledge Sharing to korzyści zarówno dla dzielącego się, jak i dla odbiorcy. Oprócz samych korzyści wynikających z dostępu do wiedzy innych, buduje poczucie wartości i wkładu w rozwój organizacji oraz może pomóc w rozwijaniu umiejętności przywódczych. Warto też dodać, że wkład osób w dzielenie się wiedzą powinien być nagradzany, a inne osoby powinny być zachęcane, aby również wyrażać swoje zdanie, przedstawiać swój punkt widzenia i dzielić się swoimi doświadczeniami. Dzielenie się wiedzą potrafi pozytywnie wpłynąć na relacje zespołowe i zwiększyć poziom kreatywności – na jeden problem jesteśmy w stanie spojrzeć z co najmniej kilku punktów widzenia lub wspólnie znaleźć rozwiązania złożonych problemów.
Kolejną bardzo ważną korzyścią jest demokratyzacja uczenia się. Zbierając ekspertów i ich przemyślania można zwiększyć ogólny poziom wiedzy całej organizacji i wyodrębnić najlepsze praktyki, które mogą stać się przewagą konkurencyjną firmy. Nie wspominając o podnoszeniu umiejętności i zadowolenia z pracy poszczególnych pracowników. W 2019 roku LinkedIn przeprowadził badanie, w którym aż 94% pracowników stwierdziło, że pozostaną w obecnej firmie dłużej, jeśli będą mieli możliwość rozwoju. Jest to szczególnie widoczne w przypadku młodszych pracowników: 27% przedstawicieli pokolenia Z lub Millenialsów stwierdziło, że odeszłoby z pracy, gdyby nie było w niej perspektyw do nauki nowych rzeczy.
Jak w praktyce wygląda Knowledge Sharing?
Knowledge Sharing może przybierać wiele form:
- Komunikację werbalną (wspólne rozmowy, brainstorming, mentoring etc.),
- Komunikację pisemną (dokumentacja, notatki, chaty grupowe),
- Spotkania mające na celu omówienie konkretnych case study,
- Prezentacje, webinary i warsztaty,
- Wspólną pracę nad konkretnymi projektami lub zadaniami.
Przyszłość kultury Knowledge Sharing
W obliczu pracy zdalnej i hybrydowej, rozproszonych oraz międzynarodowych zespołów, zapewnienie odpowiednich narzędzi i przepływu informacji jest jednym z najważniejszych zadań w każdej organizacji. Trudno jest dokładnie przewidzieć, jak będzie wyglądała przyszłość dzielenia się wiedzą – prawdopodobnie będzie miało na nią wpływ wiele czynników tak jak: postęp technologiczny, trendy społeczne i kulturowe czy zmiany w sposobie zbierania, przetwarzania, udostępniania i wykorzystywania wiedzy.
Można jednak wysnuć pewne przypuszczenia na podstawie obecnych trendów i rozwoju w tej dziedzinie. Jednym z potencjalnych trendów, który może kształtować przyszłość Knowledge Sharingu jest wykorzystanie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego w celu ułatwienia tworzenia procesów i dystrybucji wiedzy. Najbardziej efektywne i zaawansowane platformy do dzielenia się wiedzą działają w czasie rzeczywistym, są zautomatyzowane i potrafią zręcznie podsuwać dane, które warto wziąć pod uwagę.
Innym trendem, który może kształtować przyszłość Knowledge Sharingu, jest rozwój społeczności internetowych i mediów społecznościowych, jako sposobu wymiany wiedzy. Platformy te najpewniej będą dalej ewoluować, ułatwiając ludziom wyszukiwanie informacji czy wręcz “podsuwać im” wiadomości, które mogą być dla nich wartościowe.
Jak będzie naprawdę – zobaczymy z czasem. Już dzisiaj jesteśmy w stanie zauważyć, jak gigantyczny przeskok technologiczny został wykonany w ostatnich kilkunastu latach, widać to choćby na przykładzie Sztucznej Inteligencji czy Machine Learningu. Z drugiej jednak strony, wydarzenia takie jak pandemia czy lockdowny kompletnie wywróciły dotychczasowe sposoby komunikacji w wielu firmach i wymusiły poszukiwanie nowych rozwiązań. Żyjemy obecnie w czasach wielu zmian i dlatego sami powinniśmy angażować się w Knowledge Sharing, ponieważ dzięki temu to my będziemy decydowali, w jakim kierunku podąży kultura dzielenia się wiedzą.
